Política de Tratamiento de Datos Personales.

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales (la “Política”) tiene como objetivo presentarle nuestras prácticas en relación con la protección de los datos personales que recolectamos, los fines con los que tratamos sus datos personales, las demás partes con las que podremos compartirlos y las medidas que adoptamos para proteger la seguridad de sus datos. En esta Política también informamos sus derechos y las opciones con las que cuenta para ejercerlos con respecto a sus Datos Personales, así como el modo en que puede contactarse con nosotros acerca de nuestras prácticas en materia de privacidad.

Para todos los efectos, el Responsable del Tratamiento de los datos personales será Smart Systems Group, Corp por medio de la App Luki (en adelante “Smart Systems” o la “Compañía”). No obstante, Smart Systems ha designado un área y/o persona encargada de la atención de peticiones, consultas y reclamos en materia de datos personales, a la cual puede dirigirse para ejercer sus derechos relacionados con habeas data.

¿CÓMO RECOLECTAMOS SUS DATOS PERSONALES?

Smart Systems únicamente adelantará el Tratamiento de los Datos Personales que usted, como Titular, voluntariamente suministre. En general, la Compañía recolectará, almacenará, usará, circulará, transmitirá y transferirá los Datos Personales que trate. Esta información podrá ser utilizada únicamente por Smart Systems, sus empleados, afiliadas, consultores, asesores, socios comerciales y estratégicos autorizados expresamente por la Compañía, que requieran acceso a esta información para el cumplimiento de las finalidades aquí estipuladas. En todo caso, Smart Systems, previa solicitud del Titular, le suministrará la información completa de las personas autorizadas y/o los terceros que lleven a cabo el Tratamiento de sus Datos Personales.

Tratamiento de datos personales de naturaleza sensible

Smart Systems podrá solicitarle en cualquier momento Datos Sensibles, informándole al momento de la recolección que los datos solicitados tienen este carácter y qué tipo de Datos Sensibles se recolectarán.

Smart Systems sólo tratará Datos Sensibles en los siguientes casos, de acuerdo con la ley vigente:

1. Cuando usted ha dado su consentimiento explícito y voluntario para fines específicos.
2. Si el Tratamiento es necesario para cumplir obligaciones legales.
3. Si el Tratamiento es necesario para proteger sus intereses vitales o los de otra persona natural, en caso de que usted se encuentre incapacitado para otorgar su autorización.
4. Si el Tratamiento se refiere a Datos Personales que usted ha hecho públicos voluntariamente.
5. Si el Tratamiento es necesario para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones, o cuando jueces o tribunales lo requieran en ejercicio de su función judicial.
6. Si el Tratamiento es obligatorio en virtud de la Ley.

Smart Systems no condicionará en ningún caso ninguna actividad a la entrega de Datos Sensibles. Los Datos Sensibles serán tratados con la mayor diligencia posible y con los estándares de seguridad más altos. El acceso limitado a los Datos Sensibles será un principio rector para salvaguardar la privacidad de estos y, por lo tanto, sólo el personal autorizado podrá tener acceso a ese tipo de información. Podremos solicitar datos como género o etnia para efectos de análisis estadístico, los cuales son considerados sensibles. Su tratamiento será voluntario y bajo altos estándares de confidencialidad.

¿CÓMO UTILIZAMOS SUS DATOS PERSONALES?

Las finalidades de la recolección y Tratamiento de sus Datos Personales por parte de Smart Systems serán las siguientes:

1. Adelantar auditorías internas y administrar eficientemente nuestros sistemas y bases de datos.
2. Contactar a los Titulares para el envío de información relativa a la relación contractual, incluyendo información sobre sus créditos, pagos, o servicios asociados.
3. Conocer, almacenar y procesar toda la información suministrada por los Titulares en una o varias bases de datos, en el formato que estime más conveniente.
4. Realizar estudios y otorgamientos de créditos, gestiones de cobranza, actualización de datos, reportes a centrales de riesgo, y contactos a clientes y usuarios para fines relacionados con los servicios crediticios ofrecidos.
5. Ejecutar los contratos que se hayan celebrado con los Titulares de los datos personales, asegurando el cumplimiento de las obligaciones derivadas de dichos contratos.
6. Gestionar, mantener, desarrollar y controlar la relación contractual existente entre las partes; atender sus solicitudes de información; así como gestionar sus reclamaciones, la tramitación de sus solicitudes de terminación del contrato y la revocación de la autorización para el Tratamiento de datos personales.
7. Gestionar las consultas realizadas por los Titulares de la información, garantizando respuestas oportunas conforme a la ley.
8. Generar copias de respaldo y archivos de seguridad de la información en los sistemas y equipos proporcionados por Smart Systems, para prevenir pérdida de datos.
9. Ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar la información suministrada por los Titulares, de manera que pueda ser tratada de forma organizada y conforme a las finalidades autorizadas.
10. Ofrecer programas de bienestar corporativo y planificar actividades empresariales para el Titular y sus beneficiarios, en caso de que aplique (por ejemplo, beneficios para empleados o clientes).
11. Atender exigencias legales y requerimientos de información de las autoridades administrativas, de la seguridad social o judicial, que regulen, supervisen o vigilen las actividades y operaciones de Smart Systems, previo cumplimiento del debido proceso legal.
12. Prevenir el fraude o el uso inadecuado de nuestros servicios, implementando medidas de monitoreo, validación de identidad y demás mecanismos de seguridad que resulten pertinentes.
13. Permitir la creación de casos o usuarios en los sistemas de información de Smart Systems, asociados a la vinculación de trabajadores, así como para el desarrollo de funciones estratégicas, administrativas, comerciales y contables de la Compañía.
14. Recolectar datos para el cumplimiento de los deberes legales que, como Responsable del Tratamiento de la información y de los datos personales, le corresponden a la Compañía en virtud de la normatividad vigente (por ejemplo, obligaciones en materia contable, fiscal, laboral, de prevención de lavado de activos, entre otras).
15. Satisfacer obligaciones legales específicas, como las relacionadas con la prevención de lavado de activos y la financiación del terrorismo, de conformidad con las leyes aplicables en Colombia.
16. Verificar, corroborar, comprobar, validar, investigar o comparar la información suministrada por los Titulares, con cualquier información de fuente legítima de la que disponga la Compañía (por ejemplo, para validación de identidad, verificación de referencias crediticias, etc.).
17. Realizar estudios e investigaciones pertinentes sobre la información de los Titulares recolectada en el marco de los proyectos misionales de Smart Systems, con miras a mejorar nuestros servicios y entender mejor las necesidades de nuestros clientes.
18. Elaborar estudios e informes internos con la información disponible en las bases de datos de Smart Systems, con fines estadísticos, de control de gestión o de planificación de estrategias comerciales de la Compañía.
19. Realizar segmentaciones demográficas para mejorar la experiencia del Usuario, incluyendo el análisis de perfiles de uso y preferencias de consumo educativo.
20. Realizar la creación de perfiles únicos de los Usuarios y llevar a cabo análisis estadísticos y demográficos con la finalidad específica de mejorar y personalizar continuamente la experiencia en la APP.

La información suministrada por usted sólo será utilizada para los propósitos aquí señalados. Una vez cese la necesidad del Tratamiento de sus Datos Personales, los mismos serán eliminados de las bases de datos de Smart Systems, en términos seguros, o se archivarán en condiciones de anonimización cuando ello sea requerido para fines legales o históricos.

TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS

Sus Datos Personales podrán ser transmitidos y/o transferidos, dentro del territorio colombiano o a nivel internacional, por Smart Systems a sus entidades afiladas o a terceros Encargados del Tratamiento (por ejemplo, aliados estratégicos o proveedores de servicios tecnológicos), para las mismas finalidades descritas en esta Política de Privacidad (en conjunto, “Afiliadas y Encargados/Procesadores”).

Las Afiliadas y Encargados de Smart Systems pueden estar ubicados dentro o fuera del territorio nacional. En consecuencia, sus datos personales podrán ser almacenados y procesados en el extranjero. Para proteger los datos personales del Titular, Smart Systems toma medidas razonables para asegurar que dichas Afiliadas y Encargados operen bajo políticas y procedimientos que permitan proteger los datos personales de los Titulares. Asimismo, cuando así lo requieren las leyes, Smart Systems suscribe contratos con terceros Encargados del Tratamiento a fin de incluir, según sea necesario, obligaciones en materia de protección de datos, para resguardar sus datos personales. Los datos personales únicamente serán transmitidos o transferidos a terceros en la medida necesaria para cumplir las finalidades descritas en esta Política de Tratamiento de Datos, o cuando la transferencia sea requerida por la ley o ordenada por una autoridad competente.

SUS DERECHOS COMO TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES

Usted, como Titular de los Datos Personales, tiene los siguientes derechos conforme a la ley colombiana:

1. Conocer, actualizar, consultar y rectificar sus datos personales, en cualquier momento, frente a Smart Systems, respecto de aquellos datos que considere parciales, inexactos, incompletos, fraccionados y/o que puedan inducir a error.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a Smart Systems para el Tratamiento de sus datos personales, salvo en los casos en que la ley no exige autorización.
3. Ser informado por Smart Systems, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) las quejas o reclamos que considere pertinentes para hacer valer su derecho al habeas data frente a Smart Systems, o si advierte un uso no autorizado de sus datos.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos cuando usted considere que Smart Systems no ha respetado sus derechos y garantías constitucionales. Esta revocatoria o supresión procederá cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías legales.
6. Acceder, en forma gratuita, a los datos personales que voluntariamente decida compartir con Smart Systems, para lo cual la compañía se encargará de conservar y archivar de forma segura y confiable los formatos de autorización de cada uno de los Titulares de datos personales debidamente otorgados.

PROCEDIMIENTO PARA HACER EFECTIVOS SUS DERECHOS

Smart Systems ha establecido un procedimiento interno, acorde con la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, para que usted pueda ejercer sus derechos sobre sus datos personales:

Consultas: Usted, como Titular, podrá en todo momento consultar de forma gratuita sus Datos Personales que reposen en las bases de datos de Smart Systems. Esto con el fin de, por ejemplo, solicitar prueba de la autorización otorgada, conocer los datos que han sido recolectados o el Tratamiento que se les ha dado. Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud. Si no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, Smart Systems le informará al interesado, antes de su vencimiento, los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamaciones: Usted tiene el derecho de presentar reclamaciones en caso de que considere que la información contenida en una base de datos de Smart Systems debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes legales de Smart Systems en materia de protección de datos.

Proceso de consulta o reclamación: Para la radicación y atención de sus consultas, peticiones o reclamaciones en materia de datos personales, puede contactar al área o persona designada por Smart Systems a través del correo electrónico ssystemsg@gmail.com. Al presentar una consulta o reclamación, por favor suministre la siguiente información: (1) Nombre completo y apellidos; (2) Datos de contacto (dirección física o electrónica y teléfono); (3) Medio por el cual desea recibir respuesta a su solicitud; (4) Motivo o hechos que dan lugar al reclamo, con una descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, suprimir, revocar autorización, solicitar prueba de la autorización otorgada, acceder a la información, etc.); y (5) Copia de su documento de identificación (y si es el caso, firma). Reclamación que deberá acompañarse de los documentos que se quieran hacer valer.

Si la reclamación resulta incompleta, Smart Systems requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la reclamación.

El término máximo previsto por la ley para que Smart Systems atienda su reclamación es de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Si no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, Smart Systems informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se resolverá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término (conforme a la Ley 1581 de 2012).

Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, si al Titular se le deniega total o parcialmente el ejercicio de cualquiera de sus derechos (acceso, actualización, rectificación, supresión o revocación), podrá poner el caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura para la Protección de Datos Personales.

RECOMENDACIONES GENERALES DE SEGURIDAD

En desarrollo del principio de seguridad de la información, Smart Systems le recomienda tener en cuenta las siguientes medidas para proteger su información personal: (a) Nunca envíe sus contraseñas o información personal sensible por correo electrónico, chat o vía telefónica; Smart Systems nunca le solicitará datos personales por estos medios. (b) Cambie sus contraseñas periódicamente y utilice combinaciones seguras. (c) Revise regularmente los movimientos de sus cuentas y el detalle histórico de sus transacciones para detectar cualquier irregularidad. (d) Evite abrir correos electrónicos y/o descargar archivos de procedencia dudosa que puedan comprometer sus datos personales. (e) Si tiene alguna pregunta o comentario relacionado con la protección de sus datos, póngase en contacto con nosotros de inmediato a través de nuestros canales oficiales.

Para Smart Systems es primordial la satisfacción y confianza de nuestros clientes. Si usted tiene alguna pregunta sobre esta Política de Tratamiento de Datos Personales, o considera que pudo haberse producido una violación a la misma, por favor háganoslo saber comunicándose con nosotros por medio de nuestro formulario de contacto en la página web o en la APP. Estaremos atentos para brindarle la asesoría y soporte necesarios.